Project, beheer en de papierwinkel.

In de gouden tijden werd er bij elk te bedenken ICT project een blik externen opengetrokken. Soms werden deze aangestuurd door een interne (senior) medewerker of gewoon door de teamleider/manager.

Er werden grote projectplannen geschreven waarin staat hoe en door wie het project opgepakt gaat worden en uiteraard hoeveel het allemaal gaat kosten.

Daarna wordt er een testplan geschreven door een testmanager gevolgd door de testcoordinator die testscripts maakt. Nadat het projectplan geaccoordeerd is worden er detailplannen geschreven omdat het projectplan op hoofdlijnen het project schetst.

U begrijpt het al, het bedrijf is wel een tijdje bezig met dit project.

KISS

Ik kijk vaak argwanend naar zulke aanpakken met de bijbehorende pakken papier. Ik hou veel meer van de KISS methode: Keep It Short and Simple.

Hiermee wil ik niet zeggen dat er langs belangrijke zaken overgeslagen moet worden. Maar dat er een balans gevonden moet worden tussen de enorme papierwerken en de papierloze werkwijze.

Prince2

Veel bedrijven willen dat projecten uitgevoerd moeten worden volgens de Prince2 methode. Het uitvoeren van een project volgens de Prince2 methode komt neer op een hele hoop papierwerk en een hele hoop vergaderingen. Zie figuur 1.

Als je de Prince2 cursus volgt dan zal de leraar ook zeggen dat de Prince2 methode een handvat is. 

Het is niet de heilige bijbel voor projectmanagement maar een leidraad.

Het kan dus ook wat simpeler. Zie figuur 2.

Distilleer voor jezelf de belangrijke punten vanuit de Prince2 methode en voer die uit op een manier dat klopt voor jezelf en voor het bedrijf.

Aanpak

Hierbij geef ik een aantal handvaten gedistilleerd vanuit Prince2. Ik heb menig project geleid met onderstaande handvaten als uitgangspunt. En ik hoop dat jij er ook wat aan zult hebben.

Voordat er een project begint moeten de volgende zaken geregeld zijn:
     1.  PID (Project Initiation Document) oftewel het projectplan

2. Opdrachtgever moet bekend zijn
3. Projectteam moet samengesteld zijn
4. Het moet duidelijk zijn wie het opgeleverde gaat beheren

 PID

In het PID of projectplan moeten de volgende zaken opgenomen worden:

1. Omschrijving van het project/wat is het doel van het project
2. De teamleden inclusief taakomschrijving binnen het project
3. Planning van begin tot oplevering van het project
4. Stappenplan met ondersteuning van de planning
5. Kosten en baten van het project
6. Hoe gaat de overgang van project naar beheer

Een PID kan in 5 pagina’s alle informatie bevatten welk benodigd is voor de klant om een besluit te nemen om wel of niet door te gaan met het project. In sommige gevallen wordt na een PID een aparte Projectplan geschreven. Soms is dit aan te raden met name bij zeer grote projecten maar bij kleine/middelgrote projecten is dit niet altijd nodig.

Projectleden

Het is van cruciaal belang dat het projectteam niet alleen maar uit externen bestaat! De kennis welk opgedaan wordt ten tijde van het project is ook van belang wanneer het project ophoudt en de beheerafdeling het overgedragen krijgt.

Dit vergt vaak wat extra van de medewerkers omdat het dagelijkse werk ook gewoon doorgaat. Hier moet dus binnen de beheerafdeling goede afspraken over gemaakt worden.

Want let op! Zodra de externe mensen weg zijn nemen ze hun kennis mee. Documentatie is niet altijd afdoende! Dit is vaak een struikelblok voor veel projecten geweest. Een project is tijdelijk maar beheer niet.

Beheer

Zojuist heb ik het even gehad over beheer. Een project komt tot leven en na een tijdje komt er een einde aan het project. Vaak wordt er dan vergeten dat hetgeen is opgeleverd ook nog door iemand beheerd moet gaan worden. Sommige projecten lopen fantastisch, de planning wordt behaald, de kosten worden niet overschreden en iedereen is laaiend enthousiast over het project, totdat het einde van het project is aangebroken.

Dan rijst opeens de vraag wie gaat het opgeleverde beheren? De externe mensen hebben een deadline die ze koste wat kost willen halen. In de praktijk werkt het helaas zo dat er opeens iets over de “schutting” gegooid wordt. En het projectteam verdwijnt net zo hard als het gekomen is. Pas hiervoor op!!

Dit had voorkomen kunnen worden door vooraf met bijvoorbeeld de informatiemanager of iemand anders die de regie voert over de beheerafdeling goede afspraken te maken over bijvoorbeeld wat de beheerafdeling eist aan documentatie.

Niets nieuws onder de zon

Ik kan me zo voorstellen dat bovenstaand verhaal niet echt wat nieuws onder de zon is en dat alles eigenlijk wel vanzelfsprekend is. Maar zelfs de meest vanzelfsprekende zaken worden niet altijd correct opgepakt of belegd.

Een goede regel is om voordat het project start alvast met de managers/teamleiders van de verschillende ontwikkel en beheerafdelingen uit te leggen wat er gedurende het project de impact op hun afdelingen zal zijn (ze verliezen bijvoorbeeld 3 maanden lang 1 FTE).

Met andere woorden zorg er dus voor dat eventuele obstakels bekend zijn voordat het project in volle vaart bezig is en er dus pro-actief actie op ondernomen kan worden.