De simpelheid der dingen.

In het verleden toen ik nog geen eigen bedrijf had, had ik verschillende ideeën over het ondernemersschap en wist ik eigenlijk niet of deze wel realiseerbaar waren en of ik wel goed bezig was.

In de tijd dat ik bij een verzekeringsmaatschappij op de vermogensbeheerafdeling werkte zag ik dat dagelijks allerlei beslissingen genomen werden die ooit begonnen als iets kleins maar nadat alle afdelingen zijn voorwaarden ging opstellen werd die ene kleine wijziging een op zich zelf staand project. Dit soort situaties waren aan de orde van de dag, iets waar ik het niet altijd mee eens was maar ik vanuit mijn functie uiteindelijk het klusje moest gaan (laten) klaren.

Praktijk vs fantasie

Dit soort praktijkervaringen hebben mij de inspiratie gegeven om zelf na te denken hoe ik mijn eigen bedrijf zou willen inrichten. Immers als ik het allemaal zelf zo goed wist dan moet ik het ook waarmaken toch?

In mijn fantasiewereld waarin ik een goedlopend eigen bedrijf had, had ik al voor mijzelf al besloten om de celdeling principe te hanteren zonder dat ik eigenlijk ooit gehoord had van dit principe.

Pas toen ik het boek Eckarts Notes op aanraden van een goede vriend van mij ging lezen, bleek dat niet ik maar Eckart Wintzen de celdeling al had toegepast.

Voor degenen die niet weten wie Eckarts Wintzen is, hij is de oprichter van BSO het latere Atos Origin. Zijn autobiografie Eckarts Notes is absoluut een aanrader om te lezen!

Celdeling

Celdeling is een managementconcept waarbij een bedrijf is opgedeeld in vele kleine, volledig zelfstandige, eenheden (cellen). De Senior medewerkers worden bijvoorbeeld gepromoveerd naar directeur en gingen een eigen cel leiden.

Geen externe werving gewoon de parels van je eigen bedrijf behouden en benutten!

Ik was verbaasd dat ik hetzelfde idee had als Eckart Wintzen. Ik had het namelijk zelf bedacht door gebruik te maken van mijn eigen “common sense” oftewel en de zaken simpel te houden. Het leek mij erg logisch om een groot bedrijf in compacte cellen te verdelen. Maar het bleek dat Eckart ook van simpelheid hield en dat heeft van Atos een van de grootst ICT dienstverleners van Nederland gemaakt.

Ik heb gezien in wat voor strubbelingen grote bedrijven komen en dat wilde ik niet voor mijn eigen bedrijf. Dus ze opdelen in verschillende cellen zodat elke cel niet te groot en te log wordt leek mij niet meer dan vanzelfsprekend. Iedere cel moet zijn eigen broek omhoog houden waardoor er niet meer dan 1 kapitein op een (cel)schip is.

Waarom sta ik nu zo lang stil bij dit onderwerp. Ik krijg geen aandelen als de boekverkopen van Eckarts Notes opeens omhoog schieten. Ook wil ik niet mezelf in het oog spelen van Atos Origin en Eckart Wintzen is helaas enige tijd geleden overleden. Nee de reden dat ik hierbij stilsta is omdat ik aan wil tonen dat niet alles altijd tot op het bot door geanalyseerd hoeft te worden of dat er allerlei gevaren gecreëerd worden. De simpelste ideeën kunnen bedrijven naar grote hoogten leiden. Kijk maar bijvoorbeeld naar Youtube of Inshared. Simpel maar zeer doeltreffend.

Keep It Short and Simple

Als iets niet logisch klinkt dan is het meestal zo omdat het niet logisch is. Dat klinkt heel erg Cruijfiaans maar het klopt eigenlijk wel.

Je zou het niet logische idee kunnen gaan analyseren en op een andere manier gaan interpreteren zodat het uiteindelijk toch wel een beetje logisch zal klinken maar voelt het dan alsnog wel goed?

Net zoals ik dacht iets nieuws en verfrissend bedacht te hebben namelijk celdeling, bleek dit simpele idee al door iemand anders bedacht te zijn en in praktijk uitgevoerd. Nu snap ik dat celdeling niet bij elk bedrijf toe te passen is maar het gebruiken van common sense is iets wat veel grote bedrijven ook niet meer gebruiken. Hoe groter een bedrijf hoe meer afdelingen er lijken te ontstaan. Hoe meer schakels er ontstaan hoe langer het duurt om van begin naar eindpunt te komen, dit is common sense.

Hoe langer het uiteindelijk voor de klant duurt hoe eerder de klant ontevreden zal zijn. En laten we eerlijk zijn uiteindelijk draait alles om de klant toch?

Project, beheer en de papierwinkel.

In de gouden tijden werd er bij elk te bedenken ICT project een blik externen opengetrokken. Soms werden deze aangestuurd door een interne (senior) medewerker of gewoon door de teamleider/manager.

Er werden grote projectplannen geschreven waarin staat hoe en door wie het project opgepakt gaat worden en uiteraard hoeveel het allemaal gaat kosten.

Daarna wordt er een testplan geschreven door een testmanager gevolgd door de testcoordinator die testscripts maakt. Nadat het projectplan geaccoordeerd is worden er detailplannen geschreven omdat het projectplan op hoofdlijnen het project schetst.

U begrijpt het al, het bedrijf is wel een tijdje bezig met dit project.

KISS

Ik kijk vaak argwanend naar zulke aanpakken met de bijbehorende pakken papier. Ik hou veel meer van de KISS methode: Keep It Short and Simple.

Hiermee wil ik niet zeggen dat er langs belangrijke zaken overgeslagen moet worden. Maar dat er een balans gevonden moet worden tussen de enorme papierwerken en de papierloze werkwijze.

Prince2

Veel bedrijven willen dat projecten uitgevoerd moeten worden volgens de Prince2 methode. Het uitvoeren van een project volgens de Prince2 methode komt neer op een hele hoop papierwerk en een hele hoop vergaderingen. Zie figuur 1.

Als je de Prince2 cursus volgt dan zal de leraar ook zeggen dat de Prince2 methode een handvat is. 

Het is niet de heilige bijbel voor projectmanagement maar een leidraad.

Het kan dus ook wat simpeler. Zie figuur 2.

Distilleer voor jezelf de belangrijke punten vanuit de Prince2 methode en voer die uit op een manier dat klopt voor jezelf en voor het bedrijf.

Aanpak

Hierbij geef ik een aantal handvaten gedistilleerd vanuit Prince2. Ik heb menig project geleid met onderstaande handvaten als uitgangspunt. En ik hoop dat jij er ook wat aan zult hebben.

Voordat er een project begint moeten de volgende zaken geregeld zijn:
     1.  PID (Project Initiation Document) oftewel het projectplan

2. Opdrachtgever moet bekend zijn
3. Projectteam moet samengesteld zijn
4. Het moet duidelijk zijn wie het opgeleverde gaat beheren

 PID

In het PID of projectplan moeten de volgende zaken opgenomen worden:

1. Omschrijving van het project/wat is het doel van het project
2. De teamleden inclusief taakomschrijving binnen het project
3. Planning van begin tot oplevering van het project
4. Stappenplan met ondersteuning van de planning
5. Kosten en baten van het project
6. Hoe gaat de overgang van project naar beheer

Een PID kan in 5 pagina’s alle informatie bevatten welk benodigd is voor de klant om een besluit te nemen om wel of niet door te gaan met het project. In sommige gevallen wordt na een PID een aparte Projectplan geschreven. Soms is dit aan te raden met name bij zeer grote projecten maar bij kleine/middelgrote projecten is dit niet altijd nodig.

Projectleden

Het is van cruciaal belang dat het projectteam niet alleen maar uit externen bestaat! De kennis welk opgedaan wordt ten tijde van het project is ook van belang wanneer het project ophoudt en de beheerafdeling het overgedragen krijgt.

Dit vergt vaak wat extra van de medewerkers omdat het dagelijkse werk ook gewoon doorgaat. Hier moet dus binnen de beheerafdeling goede afspraken over gemaakt worden.

Want let op! Zodra de externe mensen weg zijn nemen ze hun kennis mee. Documentatie is niet altijd afdoende! Dit is vaak een struikelblok voor veel projecten geweest. Een project is tijdelijk maar beheer niet.

Beheer

Zojuist heb ik het even gehad over beheer. Een project komt tot leven en na een tijdje komt er een einde aan het project. Vaak wordt er dan vergeten dat hetgeen is opgeleverd ook nog door iemand beheerd moet gaan worden. Sommige projecten lopen fantastisch, de planning wordt behaald, de kosten worden niet overschreden en iedereen is laaiend enthousiast over het project, totdat het einde van het project is aangebroken.

Dan rijst opeens de vraag wie gaat het opgeleverde beheren? De externe mensen hebben een deadline die ze koste wat kost willen halen. In de praktijk werkt het helaas zo dat er opeens iets over de “schutting” gegooid wordt. En het projectteam verdwijnt net zo hard als het gekomen is. Pas hiervoor op!!

Dit had voorkomen kunnen worden door vooraf met bijvoorbeeld de informatiemanager of iemand anders die de regie voert over de beheerafdeling goede afspraken te maken over bijvoorbeeld wat de beheerafdeling eist aan documentatie.

Niets nieuws onder de zon

Ik kan me zo voorstellen dat bovenstaand verhaal niet echt wat nieuws onder de zon is en dat alles eigenlijk wel vanzelfsprekend is. Maar zelfs de meest vanzelfsprekende zaken worden niet altijd correct opgepakt of belegd.

Een goede regel is om voordat het project start alvast met de managers/teamleiders van de verschillende ontwikkel en beheerafdelingen uit te leggen wat er gedurende het project de impact op hun afdelingen zal zijn (ze verliezen bijvoorbeeld 3 maanden lang 1 FTE).

Met andere woorden zorg er dus voor dat eventuele obstakels bekend zijn voordat het project in volle vaart bezig is en er dus pro-actief actie op ondernomen kan worden.

De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Een consultant stopt voor de deur in zijn dure leaseauto. Er stapt uit een knappe man gekleed in een duur pak, duur zonnebril en een attachekoffer.

Hij loopt naar binnen en verkondigt zijn woord. Als iedereen hem volgt zal het bedrijf uit het slop raken en zullen de winsten torenhoog worden.

Iedereen wordt zijn volgeling en zijn woord zal geschiede.

De klant is koning

Bovenstaand verhaal is uiteraard fictie maar het kan zo maar zijn dat de klant exact zo'n consultant eiste. Dit is namelijk de markt waar we nu in leven. De klant kan en mag eisen wat hij zelf wil. En de opdrachtnemer zal zijn uiterste best doen om die persoon te vinden. Sommige klanten eisen dat de externe rondloopt in een pak, dit terwijl de rest van de medewerkers casual rondlopen. Sommige klanten willen niet dat externen meedoen met teammeetings maar verwachten wel dat de externe volledig op de hoogte is van wat er in de meeting is besproken (waargebeurd). 

De koning en zijn dienaar

Wat gaat er eigenlijk fout in de huidige markt? Er komen aanvragen binnen van opdrachtgevers met de meest uiteenlopende eisen. Bijvoorbeeld een financieel expert die ook kan programmeren in Unix of een Databasebeheerder met vergaande SEPA kennis. Of, en dit is echt een mooie, een applicatiebeheerder met kennis van SAP, Siebel en van 3 eigengebouwde applicaties die alleen maar de medewerkers van 1 afdeling kennen, zonder deze kennis hoeft er geen eens een gesprek plaats te vinden.

Bijna onmogelijke opdrachten om in te vullen. En toch gaan recruiters hiermee aan de slag. Er is niemand die tegen de klant nee durft te zeggen of tegen de klant durft te zeggen: Wat u nu vraagt is niet of heel moeilijk in te vullen leg ons eerst uit wat uw probleem is dan kunnen wij, een profiel aanmaken en kunnen de juiste persoon vinden voor u.

Invulling

De opdrachtnemers lijken wel bang voor zijn opdrachtgevers. En dit is geen gezonde basis voor een relatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. De basis voor een relatie moet vertrouwen zijn. Uit angst om de opdracht mis te lopen of misschien wel het preffered supplierschap kwijt te raken. Als deze angst de basis is tussen de relatie van opdrachtgever -en nemer dan zul je de klant sowieso kwijtraken. Of de opdrachtgever raakt de opdrachtnemer kwijt.

De opdrachtgever moet vertrouwen hebben dat de opdrachtnemer de juiste persoon tegen de juiste prijs weet te vinden. Om dit te bereiken zullen deze 2 partijen in gesprek moeten komen en blijven!

Hoe in te vullen

De opdrachtgever moet zijn behoefte uitspreken en de opdrachtnemer moet voldoende kennis in huis hebben om hier een mooi (realistisch) profiel van te maken.

De opdrachtnemer moet de tijd nemen om zijn opdrachtgever ook echt te leren kennen.

Dus niet alleen de manager, maar ook de werkvloer. Hoe is de bedrijfscultuur daar? Dit zijn zaken die vergeten worden of simpelweg niet gedaan worden. Dit zal zich 10 keer terugbetalen wanneer de juiste persoon geplaatst wordt bij de opdrachtgever. 

In plaats van 10 kandidaten aan te leveren waarvan geen een eigenlijk goed genoeg is maar wegens tijdnood er uiteindelijk toch maar iemand de klus krijgt en die uiteindelijk niet naar tevredenheid van de klant wordt opgeleverd.

Rampscenario

Opdrachtgever niet blij, opdrachtnemer evenmin en de persoon die de klus heeft gedaan ook niet. Iedereen wijst naar elkaar, contracten worden niet verlengd of opgezegd.

Dit had voorkomen kunnen worden wanneer de opdrachtgever zijn behoefte had geformuleerd en de opdrachtnemer aan de hand hiervan een profiel had gemaakt. Dit profiel gekoppeld aan de bedrijfscultuur geeft de opdrachtnemer de kans om veel gerichter te zoeken naar de juiste kandidaat.

Conclusie

Communicatie en eerlijkheid naar elkaar toe. Het is momenteel een kopersmarkt, de tarieven zijn laag en de eisen zijn hoog. Toen de tijden nog goed waren spraken zowel opdrachtnemer –en gever wekelijks met elkaar en the sky was the limit.

Nu is dit niet meer het geval en is er misschien wel een deuk in de relatie gekomen. De enige manier om de relatie te herstellen is door weer de dialoog met elkaar aan te gaan. De eerste zin van deze dialoog moet niet zijn: Wat worden de tarieven. Maar meer in de richting van: Als wij elkaar vertrouwen dan gaan wij eruit komen.

De juiste persoon is niet altijd de persoon met de meeste diploma’s en certificaten. De juiste persoon is de persoon die past binnen uw bedrijf! Niet alleen qua papieren maar ook qua persoonlijkheid.

Vragen?

Neem dan contact op met ons via www.WYZS.nl of bel naar 075-612 5434. Wij komen graag vrijblijvend bij u langs om eens te praten over dit onderwerp.