Wie of wat is een Functioneel Beheerder?

Wat is een Functioneel Beheerder?

In de afgelopen jaren zijn er 2 dingen die wij vaak zien gebeuren bij organisaties.

1.    Een afdeling begint te groeien, er komen nieuwe applicaties bij en er komen ook meer mensen bij.

2.    Een afdeling komt tot de conclusie dat er wat beheerd moet gaan worden.

Maar wie moet wat gaan beheren? Dan is er opeens een manager of een teamleider die roept dat er een functioneel beheerder bij moet komen, want die kan de applicaties beheren.

Gevolg is dat er een (onduidelijk) functieprofiel aangemaakt wordt en iemand aangenomen wordt die niet precies weet wat hij of zij moet gaan doen of (de goedkoopste oplossing) een handige Harry op de afdeling mag alles gaan beheren.

De oplossing?

Het behoeft geen uitleg dat bovenstaande casus op korte termijn misschien soelaas biedt. Alleen op de (middel) lange termijn ontstaan er grote problemen, een aantal voorbeelden van vragen die op de betreffende afdelingen naar voren zullen komen:

Wie doet changemangement?, wie stelt de requirements op?, wie regelt de software testen?, wie is verantwoordelijk voor de systeem/handboek/proces documentatie?, wie gaat de upgrade begeleiden? Wie gaat deze call escaleren? enz enz enz.

Handige Harry weet niet alle antwoorden want naast de Functioneel Beheer taken moet hij ook nog zijn “eigen” werk doen, dus hij heeft niet de tijd/zin om hierover na te denken laat staan het uitvoeren ervan. Maar wie moet het dan doen?

De Functioneel Beheerder

Het antwoord op deze vragen is de Functioneel Beheerder. Deze persoon snapt de IT maar staat voor zijn gebruikersorganisatie. Dus de linking pin tussen de business en IT.

Het leven van een Functioneel Beheerder gaat niet altijd over rozen als het MT niet duidelijk formuleert wat er verwacht wordt van hem/haar.

De verwachting gaat dus verder dan dat de Functioneel Beheerder alleen BiSL en ITIL certified zijn! Er komt wel wat meer bij kijken dan dat!

Een Functioneel Beheerder heeft diepgaande kennis van de primaire bedrijfsprocessen en van de functionaliteit van de applicaties. Een goede Functioneel Beheerder moet assertief, ondernemend, communicatief, analytisch en klantgericht zijn maar moet ook nee durven zeggen.

Voor de duidelijkheid hier een plaatje met de verschillende stakeholders waar een Functioneel Beheerder mee te maken heeft:

Een Functioneel Beheerder moet dus bij de uitvoering van zijn werkzaamheden continue in gesprek zijn met deze stakeholders. En bij verschillende belangen moet de Functioneel Beheerder ergens een balans zien te vinden waar alle partijen in zich kunnen vinden.

Wat doet de Functioneel Beheerder zoal?

Een software upgrade daar draait de Functioneel Beheerder zijn hand niet voor om, gebruikersautorisaties uitdelen en borgen zijn voor hem vanzelfsprekend, het maken en bijhouden van systeem documentatie maar ook gebruikershandboeken en het maken van procesplaatjes is als een 2e natuur.

Bij software upgrades fungeren als projectleider gaat als vanzelf. En het signaleren van onderhoud op applicaties wordt door hem tijdig geregeld.

Daarbij vergeet de Functioneel Beheerder ook niet om een correcte Service Level Agreement af te sluiten met de Service Manager en houdt hij ook in de gaten dat de afspraken in het SLA nagekomen worden.

En in de praktijk?

In de praktijk zie je vaak dat een de business voor alles naar de Functioneel Beheerder gaat. Als hun muis het niet meer doet of ze advies willen tot het kopen van een nieuwe laptop maar ook als er een grote upgrade plaats moet vinden. Wij hebben zelfs een keer mee mogen maken date een manager een Functioneel Beheerder vroeg om zijn laptop uit de auto te halen omdat dit een IT aangelegenheid was (ja echt waar!)

Hoe gaat de Functioneel Beheerder dit doen?

Een Functioneel Beheerder is een sparringspartner van bijna alle lagen binnen een organisatie van directie tot de beveiliging tot facilitaire zaken en uiteraard de business. Uw Functioneel Beheerder is pas van toegevoegde waarde als u duidelijk aangeeft wat u als MT verwacht van een Functioneel Beheerder. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan dus hieronder een kleine leidraad:

Er zijn 4 gebieden waar u de Functioneel Beheerder de regie over moet geven:

1.    Gebruikersondersteuning

2.    Wijzigingsbeheer (changemanagement)

3.    Applicatieonderhoud en projectparticipatie (projectleiding kan ook)

4.    Implementatie

Spreek af wat u verwacht van de Functioneel Beheerder bijvoorbeeld bij Wijzigingsbeheer dat de Functioneel Beheerder verantwoordelijk is voor:

1.    Intake + registratie

2.    Impactanalyse

3.    Categorisering

4.    Beoordeling en Planning

Als u dit goed afbakent en afspreekt dan weet u en de Functioneel Beheerder wat er verwacht wordt van hem en kan het MT in alle rust zich bezig houden met de strategie van het bedrijf.

Herkenbaar?

Klinkt bovenstaand herkenbaar? Of zit u midden in een veranderingstraject waarbij wellicht Functioneel Beheer de oplossing kan zijn. Bedenk dan eerst goed wat u wilt bereiken met uw business. Pas dan kunt u de behoefte neerzetten op papier en komt er een profiel uit voor de type Functioneel Beheerder die u zoekt. Wij hebben nog nooit meegemaakt dat er 2 Functioneel Beheerders hetzelfde doen dit is namelijk het mooie van dit vak. Het is zo uitgebreid en zo uitdagend dat het op verschillende manieren in te voeren binnen organisaties.

Vragen?

Heeft u vragen over Functioneel Beheer of wilt u advies over het invoeren van een Functioneel Beheer afdeling? Zoekt u een Functioneel Beheerder? Neem dan contact op met ons via www.WYZS.nl of bel naar 075-612 5434. Wij komen graag vrijblijvend bij u langs om eens te praten over dit onderwerp.